Concepten en revisies in Craft CMS

Zodra je een pagina opent om te bewerken, begint Craft op de achtergrond je wijzigingen op te slaan in een tijdelijk concept. Dat gebeurt automatisch en is alleen voor jou zichtbaar. Sluit je per ongeluk je browser of word je even weggeroepen, dan staat je werk er bij terugkomst nog. Pas als je op Opslaan klikt, worden je wijzigingen toegepast op de pagina zoals bezoekers die zien.

Concepten: werk aan iets zonder dat de website verandert.

Wil je een grotere aanpassing voorbereiden, maar mag de bestaande pagina voorlopig niet veranderen? Dan maak je er een concept van. Het concept bewaar je zo lang als je wilt, en je kunt er op elk moment mee verder. Ondertussen blijft de live pagina gewoon staan zoals hij was.

Dat is handig bij een nieuwe actiepagina die pas volgende maand live mag, bij een tekst die eerst door een collega moet worden bekeken, of bij een grote herschrijving die je in delen wilt doen. Past er in de tussentijd iemand de live pagina aan? Dan voegt Craft die wijzigingen samen met je concept, zodat er niets over elkaar heen wordt geschreven.

Revisies: elke versie bewaard, altijd terug te halen.

Zodra je een wijziging op een live pagina opslaat, bewaart Craft de vorige versie als revisie. Je ziet in een overzicht wie wat wanneer heeft aangepast, en je kunt een eerdere versie bekijken en met één klik terugzetten. Heeft iemand per ongeluk een alinea verwijderd of een verkeerde prijs ingevuld? Dan zet je de versie van gisteren terug, zonder dat je iets opnieuw hoeft te typen.

Zo heb je ook meteen een logboek van je content. Je ziet precies hoe een pagina zich heeft ontwikkeld, en wie welke wijziging heeft doorgevoerd.

Live preview: zien voordat je publiceert.

Concepten en revisies werken samen met live preview. Je bekijkt een concept precies zoals het op de website zou verschijnen, nog voordat het live staat. Je kunt een previewlink delen met een collega of klant voor feedback. Die persoon hoeft niet in te loggen en ziet toch het echte resultaat.

Een stap verder: een goedkeuringsworkflow.

Voor veel organisaties is dit nog niet genoeg. Soms mag niet iedereen content publiceren. Een redacteur schrijft, een eindredacteur controleert, en pas daarna gaat het live. Denk aan gemeentes, zorginstellingen, scholengemeenschappen of organisaties met strenge communicatierichtlijnen. Dan komt een workflow om de hoek kijken.

Workflow met Verbb Workflow.

Voor Craft CMS bestaat de plugin Workflow van Verbb, die precies dit mogelijk maakt. Je werkt met rollen:

• Editors schrijven en bewerken content, maar kunnen niets zelf live zetten. Ze dienen hun werk in ter beoordeling.
• Reviewers (optioneel, zoveel als je nodig hebt) controleren de inhoud en geven feedback.
• Publishers keuren definitief goed of wijzen af, met een toelichting zodat de redacteur weet wat er moet veranderen.

Zodra iets is ingediend, krijgt de juiste persoon automatisch een melding. Zolang de beoordeling loopt, ligt de inhoud vast, zodat er niet ongemerkt nog iets verandert. Je ziet in één overzicht welke inzendingen er openstaan. De plugin sluit aan op de bestaande gebruikersrechten van Craft, dus wie wat mag, stel je op één plek in.

Concepten, revisies en een workflow lijken technische details, maar ze geven je rust. Je durft sneller content aan te passen omdat je weet dat alles terug te halen is.

Wat er aankomt in Craft 6.

Ook de makers van Craft zelf zien dat goedkeuringsprocessen een veelgevraagde functie zijn. In Craft 6, dat nu in alpha-fase zit, komen approval workflows standaard in het systeem. Je stelt ze in via de instellingen en koppelt ze aan een sectie van je website. Wijzigingen aan een live pagina worden dan automatisch opgeslagen als concept, dat eerst alle beoordelingsstappen moet doorlopen voordat het live gaat. Ook commentaar en een activiteitenlogboek per pagina komen standaard mee.

Craft 6 is nog niet beschikbaar als stabiele versie. Wil je nu al met een goedkeuringsproces werken, dan zetten wij dat voor je op met Workflow van Verbb. Zodra Craft 6 klaar is voor productie, kijken we samen of de overstap naar de standaardfunctie zinvol is.

Waarom dit ertoe doet.

Concepten, revisies en een workflow lijken technische details, maar ze geven je rust. Je durft sneller content aan te passen omdat je weet dat alles terug te halen is. Je werkt met meerdere mensen zonder dat er iets over elkaar heen wordt geschreven. En je houdt controle over wat er live gaat, zonder dat het proces een rem wordt op je team.

Wij richten dit voor je in op de manier die bij jouw organisatie past. Met een klein team is een paar concepten en revisies vaak al ruim genoeg. Met meerdere redacteurs, afdelingen of een formeel beoordelingsproces zetten we een volledige workflow op.

Benieuwd hoe jouw team het beste kan werken met concepten, revisies en eventueel een goedkeuringsworkflow? We denken graag vrijblijvend met je mee.